Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, doskonale zdaje sobie sprawę z ogromnej ilości dokumentów, które codziennie wpływają do firmy. Część z nich dosyć szybko może wylądować w koszu. Jednak gdy mowa o dokumentach księgowych, sprawa nie jest już taka prosta.
Niszczenie dokumentów księgowych a ustawa
Decyzja o ewentualnym niszczeniu dokumentów księgowych, nie należy tylko i wyłącznie do nas. Czynność tą reguluje bowiem w artykule 74, ustawa o rachunkowości. W jej myśl, wszelkie dokumenty księgowe dzielą się na takie, które musimy przechowywać trwale oraz te, które przechowujemy przez ściśle w ustawie określony. Po upływie tego terminu mogą ulec zniszczeniu.
Obowiązek trwałego przechowywania występuje przede wszystkim w przypadku zatwierdzonego rocznego sprawozdania finansowego. Tu nie ma mowy o tym, że nastąpi niszczenie dokumentów księgowych. Sprawozdanie, jako najważniejsza informacja o kondycji i stanie firmy jest bowiem dokumentem, który musi zostać zarchiwizowany rok rocznie w zasobach danej firmy. Co więcej, musi być przechowywany nawet po zaprzestaniu działalności.
Obowiązek czasowego przechowywania jest ściśle ustalony w ustawie o rachunkowości. Warto tu zwrócić uwagę jeszcze na jeden ważny aspekt. Termin, a co za tym idzie, obowiązek przechowywania dokumentów zaczyna się począwszy od początku roku następującego po roku obrotowym, którego informacje zawarte w dokumentach dotyczą. Jest to niezwykle ważny, ale i często pomijany fakt w pracy z archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. W kwestii terminów przechowywania, ustawa mówi jasno. Okres 1 roku zarezerwowany jest dla dokumentów dotyczących całego procesu rękojmi i reklamacji. 5 lat z kolei to czas bezwzględnego obowiązku przechowywania dla ksiąg rachunkowych, dokumentów inwentaryzacyjnych oraz dla pozostałych dowodów księgowych i dokumentów. Po upływie tego czasu, niszczenie dokumentów księgowych jest już zgodne z prawem.Odrobinę inaczej przedstawia się sprawa z dowodami księgowymi związanym z wpływami ze sprzedaży detalicznej. Tu wyznacznikiem jest dzień zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok.
Choć ustawa o rachunkowości w miarę jasno wykazuje, w jaki sposób przechowywać dokumenty w firmie, to jednak pytań o to nie brakuje. Często bowiem normy prawne nie nadążają za zmianami, jakie generuje samo życie. Pozostaje tylko mieć nadzieję, że w przyszłości przepisy będą na tyle przystępne, że nikt nie będzie miał z tym problemu.