Każda firma powinna kontrolować stan swojego majątku. Dotyczy to nie tylko posiadanych zasobów finansowych, ale również środków trwałych. Inwentaryzacja środków trwałych jest narzuconym obowiązkiem, wynikającym z ustawy. Niemniej jednak powinna być traktowana przez firmę jako okazja do skontrolowania i zweryfikowania posiadanych zasobów.
Zalety inwentaryzacji
Oczywiste jest, że w każdej firmie pojawiają się jakieś uszkodzenia, pomyłki i błędy dotyczące przede wszystkim materiałów i produktów przeznaczonych do obrotu. Inwentaryzacja środków trwałych to narzędzie, dzięki któremu można zweryfikować stan faktyczny i odnieść się do powstałych różnic czy nadwyżek. Ma to szczególne znaczenie w firmach handlowych, które mogą borykać się na przykład z kradzieżami czy innymi sytuacjami uszczuplającymi majątek firmy.
Odpowiednio przeprowadzona inwentaryzacja oraz wdrożenie na jej podstawie planów naprawczych, może przynieść firmie wiele korzyści. Dlatego przedsiębiorstwa coraz chętniej korzystają z inwentaryzacji, którą planują cyklicznie, nie tylko raz w roku.
Główne zasady inwentaryzacji
Obowiązek przeprowadzenie inwentaryzacji wynika z ustawy o rachunkowości, dotyczy firm, które prowadzą księgowość w formie ksiąg handlowych. Inwentaryzacja środków trwałych powinna być przeprowadzona na zakończenie roku obrotowego. Najlepiej ostatniego dnia. Przepisy dopuszczają jednak regulacje tego terminu. Najwcześniej spisu z danego roku można dokonać na 3 miesiące przez końcem roku, a najpóźniej do piętnastego dnia nowego roku.
Główną metodą przeprowadzenia inwentaryzacji jest spis ilości z natury, porównanie wartości z danymi w księgach rachunkowych oraz wyjaśnienia, oraz rozliczenia powstałych różnic czy nadwyżek. Dopuszcza się również przeprowadzenie spisu za pomocą porównania danych z dokumentami, weryfikacji stanu ewidencyjnego oraz metodą potwierdzania sald.
Spis w praktyce
Sposób i zasady rozliczeń oraz dokumentowania inwentaryzacji, powinien być określony przez firmę, która dokonuje spisu. W większych przedsiębiorstwach warto wprowadzić odpowiednią instrukcję inwentaryzacji, w której można jasno określić oznaczenia poszczególnych składników majątku, metody przeliczeń oraz skład komisji.
Ustawa o rachunkowości nie zawiera szczegółowych wytycznych, określających jak powinny wyglądać arkusze spisowe, konieczne przy inwentaryzacji. Przyjmuje się jednak, że takie arkusze powinny zawierać symbol i nazwę inwentaryzowanego składnika, ilość, przeliczoną podczas spisu oraz wartość.