Każdy przedsiębiorca wie, że inwentaryzacja środków trwałych nie zawsze może zostać przeprowadzona z natury. Istnieją takie środki trwałe, których wartości w ten sposób nie da się ustalić. W takiej sytuacji, jedynym sensownym rozwiązaniem, pozostaje inwentaryzacja metodą weryfikacji.
Na czym ona polega?
Inwentaryzowanie środków trwałych za pomocą metody weryfikacji, polega – w znacznym uproszczeniu – na zweryfikowaniu zapisów z ksiąg rachunkowych, z zapisami figurującymi w dokumentach, będących podstawą zapisu dotyczącego wybranego środka trwałego. Jeśli więc nabyto w ten sposób np. grunty orne, to ich wartość księgowa, będzie porównywana z wartością wynikającą z dokumentów zakupu.
Oczywiście to nie wszystko. Charakter tychże środków trwałych jest bardzo zróżnicowany. To od niego zależy, jaką metodologię wykorzysta się podczas inwentaryzacji, a także – jaką dokumentację przyjmie się, jako podstawę wykonania stosownych analiz i porównań. Poniżej kilka przykładów metodologii działania pionu księgowego.
Grunty, prawa własności itd.
Jeśli przedmiotem inwentaryzacji są grunty i prawa ich wieczystego użytkowania, to księgowy musi sprawdzić, czy jego firma posiada stosowne dokumenty, które wykazują posiadanie takich aktywów. Należy też sprawdzić, czy w zasobach przedsiębiorstwa znajdują się dokumenty, które potwierdzają ewentualne zmiany w wartości tych środków trwałych.
Może się zdarzyć, że liczone środki trwałe, mają charakter trudno dostępny. Mogą to być np. podziemne kanały, konstrukcje podwodne itd. Jeśli w skład majątku firmy wchodzą takie aktywa, ich zweryfikowanie będzie polegać wyłącznie na pełnym potwierdzeniu ich istnienia lub też… ich aktualizacji i ulepszenia. Mogą się też przydać dokumenty przedstawione przez służby techniczne…
Inwentaryzacja środków trwałych a aktywa w budowie
Inaczej sprawa wygląda w kontekście środków trwałych, które w danym momencie „są w budowie”. W ich przypadku należy zwrócić szczególną uwagę na pełną dokumentację dotyczącą ich ewentualnego przekazania. Może się też okazać, że środki te nie istnieją, gdyż całkowicie zaniechano ich dalszej budowy. Jeśli jedna z tych dwóch sytuacji miała miejsce, konieczne będzie przeprowadzenie stosownych odpisów.
Reasumując, przebieg inwentaryzacji środków trwałych metodą weryfikacji, jest – wbrew pozorom – dość skomplikowany. W tym wariancie trzeba wziąć pod uwagę szereg okoliczności, które mogą decydować o zastosowaniu konkretnej metody obliczania majątku trwałego firmy. Szczególny nacisk kładzie się tu na dokumentację, która z różnych przyczyn mogła wcześniej zaginąć lub ulec przypadkowemu zniszczeniu.