Wiele firm i organizacji przetwarza tysiące dokumentów, które zawierają poufne dane. Spora część z nich nie posiada odpowiedniego zaplecza, zapewniającego bezpieczne i zgodne z prawem usunięcie informacji w sposób trwały. Obecnie coraz częstszym problemem staje się wyciek danych, który dotyka niemal każdego. Jak temu zapobiec?
Proces niszczenia dokumentacji
Sposób niszczenia dokumentacji zależy od rodzaju nośnika. Dokumenty w formie papierowej są niszczone w specjalnych urządzeniach – niszczarkach, zaś cyfrowe są poddawane bardziej skomplikowanym procesom utylizacji. Dyski rozkłada się na części pierwsze, które trafiają do recyklingu. Mogą być również poddane procesowi degaussing’u, czyli całkowitemu wymazaniu danych.
Niszczenie dokumentacji jest możliwe w obecności właściciela dokumentów po wcześniejszym poinformowaniu firmy zajmującej się ich utylizacją. Niektóre z nich oferują również przekazanie protokołu zniszczenia po wykonanym procesie, a nawet umożliwiają przedstawienie filmu z procesu niszczenia dostarczonych materiałów.
Kiedy warto skorzystać z usług firm utylizujących dokumenty?
Niszczenie dokumentacji jest przydatne zwłaszcza wtedy, gdy straciła ona już swoją przydatność i niepotrzebnie zabiera miejsce na półkach w biurze oraz na dyskach urządzeń cyfrowych. Trzymanie zbędnych dokumentów naraża firmę na to, że trafią one w niepowołane ręce. A konsekwencje takiego wydarzenia mogą być wówczas tragiczne.
Najlepiej więc pozbywać się takiej dokumentacji zgłaszając się do firmy zajmującej się utylizacją. Nie tylko wykona to w sposób profesjonalny, ale także zapewni tajność i bezpieczeństwo podczas całego procesu. Jeśli chodzi o dokumenty, jakie warto poddać niszczeniu to z pewnością są to przestarzałe oświadczenia, podania, faktury, wnioski, nagrania głosowe oraz wiele innych niepotrzebnych danych.
Jak powinno wyglądać profesjonalne niszczenie dokumentacji?
Przede wszystkim firma zajmująca się utylizacją dokumentów powinna ustalić z klientem najbardziej odpowiedni dla obu stron termin. Dokumentacja może być odebrana wyłącznie specjalnie przygotowanymi do tego pojazdami, posiadającymi właściwe zabezpieczenia.
Kolejną bardzo istotną kwestią jest przygotowanie dokumentów. Niektóre firmy niszczące dokumentację wymagają pousuwania spinaczy, koszulek itp., dlatego dobrze jest dokładnie o wszystko wypytać. Najlepiej jest, jeśli spółka tego nie wymaga, ponieważ jest to dodatkowa praca i strata czasu dla klienta. Bez takiej konieczności wystarczy tylko spakować dokumenty do odpowiednich pojemników, które zostają zaplombowane po przyjeździe zatrudnionej firmy utylizacyjnej.