Prowadzenie księgowości w dużych firmach nie jest zadaniem łatwym. Dlatego często zdarza się, że w dużych przedsiębiorstwach zatrudnianych jest kilka osób odpowiedzialnych za wystawianie dokumentów sprzedażowych, oraz księgowanie dokumentów zakupowych. Jednak błędny mogą zdarzyć się zawsze.
Gdy pojawi się błąd
Przy wystawianiu dużej ilości faktur, pojawienie się błędów jest nieuniknione. W zależności od tego, jak duży błąd zakradł się na fakturę, możliwe są różne rozwiązania. Dokumenty poprawiające dane na fakturach to faktury korygujące oraz noty korygujące.
Fakturę korygującą wystawia sprzedający, natomiast notę korygującą, kupujący. W zależności od poziomu błędów na fakturze, wystawiany jest odpowiedni dokument. Ważne jest, by wystawić takie dokumenty możliwie najszybciej. Umożliwi to szybkie uporządkowanie dokumentów firmowych.
Kiedy zastosować notę korygującą?
Nota korygująca to dokument wystawiany przed kupującego. W sytuacji, gdy towar przyjeżdża z błędną fakturą, kupujący wysyła do sprzedającego notę korygującą. W dokumencie takim, kupujący wypisuje występujący błąd oraz poprawną wersję. Sprzedający podpisując taką notę, akceptuje ją.
Nota korygująca jest rozwiązaniem w przypadku błędnych danych adresowych. Jest też rozwiązaniem w przypadku błędnego numeru NIP. Notę taką stosuje się również w przypadku błędnej daty wysyłki towaru czy terminu płatności. Niestety często zdarza się, że nota korygująca nie może zostać zastosowana.
Co jeśli nota to za mało?
W przypadku błędnych danych adresowych, korygująca nota jest idealnym rozwiązaniem. Jednak często zdarza się, że błędy występujące na fakturze są bardziej poważne. Wówczas wystawienie noty korygującej to za mało.
W przypadku błędów związanych z kwotami czy ilością towarów, niezbędne jest wystawienie korekty faktury. Faktura korygująca jest wystawiana przez sprzedającego. By mogła ona zostać zaksięgowana w systemie, musi ona zostać podpisana przez odbiorcę. Odesłanie podpisanej korekty faktury jest równoznaczne z jej uznaniem.
Każda firma zobowiązana jest do wystawiania dokumentów sprzedażowych. Jednak błędnie wystawiony dokument nie może zostać zaksięgowany w systemie zarówno kupującego jak i sprzedającego. Dlatego bardzo ważne jest, by na bieżąco sprawdzać poprawność dokumentów zakupowych.
Artykuł powstał woparciu o materiały znalezione na afaktury.pl.