Mapa procesów w firmie znana jest każdemu przedsiębiorcy. Powinna być ona wykonana w każdej organizacji dla poprawy efektywności i skuteczności przedsiębiorstwa. Odpowiednie wykorzystanie mapy prowadzi do optymalizacji struktury organizacyjnej i czynności biznesowych.
Co to jest mapowanie systemów w firmie?
Mapa procesów w firmie jest graficznym przestawieniem zależności pomiędzy poszczególnymi procesami zachodzącymi w organizacji. Dzięki niej można szczegółowo rozpoznać zasady i system funkcjonowania procesu.
Mapowanie procesów powinno być przeprowadzone podczas wdrażania nowych systemów informatycznych, integracji wykorzystywanych rozwiązań czy modyfikacji systemów produkcji. Ponadto każda nowo powstająca firma powinna przeprowadzić mapowanie, aby zdefiniować funkcjonujące procesy.
Tworzenie mapy procesów w firmie
Mapowanie procesów jest graficznym obrazem, który musi być stworzony według następujących reguł. Procesy rysuje się od lewej do prawej strony i każdy diagram procesu musi posiadać symbol początku i końca. Symbole łączy się strzałkami, a kierunek strzałek pokazuje, w którą stronę przepływa proces. Każda linia opisująca proces musi być połączona z symbolem.
Podczas tworzenia mapy procesów, należy unikać podziału diagramu na kilka stron. Schemat musi być przejrzysty i należy dokładnie zaznaczyć granice procesu.
Mapa procesów w firmie – etapy mapowania
Mapowanie składa się z etapów. Pierwszy etap polega na zidentyfikowaniu procesów. Aby to zrobić, należy określić ogólny zakres działalności firmy i jej cele. W drugim etapie dzieli się procesy na główne i pomocnicze. Należy wyróżnić kluczowe procesy, które służą do realizacji celów biznesowych.
Podczas mapowania należy zidentyfikować najważniejszych uczestników procesu i stworzyć szczegółową mapę. W mapie prezentowane są czynności, które składają się na proces. Mapowanie musi być przedstawione z najwyższą szczegółowością oraz musi być zgodne ze stanem faktycznym. Tylko wtedy przysłuży się firmie i usprawni jej działanie.