Czym jest system obiegu dokumentów?

Jednym ze sposobów usprawnienia działalności przedsiębiorstwa jest wdrożenie systemu obiegu dokumentów. Nie jest to żadna nowość na rynku, tego typu platformy działają z powodzeniem już od wielu lat i obecnie jest coraz mniej firm (zwłaszcza dużych), które kontynuują tradycyjną formę dystrybucji korespondencji.

Wdrożenie systemu obiegu dokumentów

Wdrożenie w firmie systemu obiegu dokumentów nie jest proste i wymaga odpowiedniego przygotowania, a przede wszystkim dostosowania do specyfiki i profilu firmy. Na rynku wiele jest firm, które od lat zajmują się tego typu usługami i mają doświadczenie w sprawnym przeprowadzeniu całego procesu. Oczywiste jest, że inaczej będzie wyglądał obieg dokumentów w prywatnej przychodni lekarskiej, a inaczej w dużej kancelarii adwokackiej, składającej się z kilku oddziałów.

Wdrożeniem systemu obiegu dokumentów zajmują się zawsze wykwalifikowani i kompetentni wdrożeniowcy, więc nic tu nie dzieje się przypadkowo.

Co usprawni wdrożenie systemu obiegu dokumentów?

System obiegu dokumentów wyeliminuje przede wszystkim problem związany z utratą lub zniszczeniem dokumentów, a także z ich przeoczeniem przez pracowników (co jest zmorą wielu firm). Wszystkie dokumenty umieszczane są na specjalnej platformie wraz z przypisanymi osobami i działami w firmie, do których są one skierowane. Nad właściwym przebiegiem korespondencji czuwa administrator.

Co więcej, łatwe staje się wyszukiwanie dokumentów, ich archiwizacja oraz monitorowanie dalszej ścieżki określonej korespondencji. Część dokumentów wymaga reakcji: odpowiedzi, opinii, przekazania dalej. W systemie obiegu dokumentów przełożony może śledzić czy jego podwładni na bieżąco czytają korespondencję i w stosownym terminie udzielają odpowiedzi. Dużym plusem jest również archiwizacja dokumentów. Po wdrożeniu systemu obiegu w niepamięć odchodzą szafy wypełnione segregatorami. Zastępuje je jeden duży serwer, na którym zgromadzona jest cała korespondencja. Bez problemu można tutaj wyszukać każdy dokument (wyszukiwanie możliwe jest po dacie, nadawcy, adresacie czy nawet po tytule czy nagłówku dokumentu).

W jakiej firmie najlepiej sprawdzi się system obiegu dokumentów?

Elektroniczny system obiegu dokumentów sprawdzi się w każdej firmie i w każdej branży. Usprawni i przyspieszy pracę, usystematyzuje korespondencję i wpłynie pozytywnie na wizerunek firmy, która nigdy nie pomija żadnej ważnej dokumentacji. Szczególnie polecany jest w dużych, wielooddziałowych przedsiębiorstwach i korporacjach, które na bieżąco współpracują i wymieniają się gigantyczną ilością informacji z różnych miejsc na świecie.