W wielu placówkach, czy nawet prywatnych gospodarstwach domowych, produkuje się dużą ilość dokumentów. Mogą to być papiery wartościowe czy ważne pisma, które zawierają dane i istotne informacje (również prawne). Gdy dokument przestaje być potrzebny, dla bezpieczeństwa należy go zniszczyć.
Szybkie niszczenie dużych ilości dokumentów
W domach nie produkuje się aż tak wiele danych wymagających zniszczenia, większość tzw. papierologii pochodzi z firm i instytucji. Niszczenie dokumentów po upływie ważności wykonuje się za pomocą urządzeń zwanych niszczarkami. Istnieją większe i mniejsze modele niszczarek, wśród których można wybrać taki, który jak najlepiej odpowiada potrzebom. Pojedyncze kartki lub niewielkie ich ilości może zniszczyć pierwszy lepszy sprzęt, natomiast gdy w firmie wymagane jest niszczenie dokumentów w naprawdę dużych ilościach – potrzebna będzie dużo bardziej wydajna maszyna. Mała niszczarka szybko zużyje się lub przegrzeje, co może doprowadzić do awarii.
Najlepszy sposób na bezpieczeństwo danych
Dokumenty, zwłaszcza te, które zawierają dane osobowe, numery telefonów, adresy, nie mogą być wyrzucane w dowolnym miejscu np. do kontenerów czy pojemników na makulaturę. Nawet po podarciu lub umyślnym zabrudzeniu newralgicznych informacji, osoba trzecia mogłaby w łatwy sposób przejąć dane i wykorzystać, dlatego nie jest to dobry sposób. Praktykuje się więc niszczenie dokumentów za pomocą odpowiednich urządzeń bądź przekazuje je do firm zajmujących się profesjonalnie realizacją takich usług. Możliwe jest też wykonanie niszczenia dokumentów samodzielnie, ale przy większych ilościach jest to męczące, stąd wskazanie do wykorzystania dedykowanych sprzętów.
Profesjonalne wyposażenie firmy i biura
Możliwości niszczarki należy dopasować do tego, jak duży jest przerób dokumentów w instytucji. Łatwe niszczenie danych sprawia, że pracownicy nie muszą poświęcać dużo czasu na to zajęcie, więc mogą zajmować się ważniejszymi sprawami. Niektóre modele pozwalają na raz przerobić kilkadziesiąt czy nawet kilkaset kartek i cały proces niszczenia jest silnie zautomatyzowany. W firmach, w których funkcjonuje wiele działów i tworzy się naprawdę dużo dokumentów, w tym egzemplarze błędne czy robocze, należy się zastanowić nad umieszczeniem niszczarek w każdym pokoju lub dziale. To naprawdę znacznie usprawnia prace, a ryzyko, że jakiekolwiek dane wyciekną lub będą niewłaściwie przechowywane, staje się znacznie mniejsze. Wydajna niszczarka nie musi być obsługiwana przez przydzielonego pracownika – każdy może z niej korzystać w razie potrzeby.